Das folgende Beispiel einer Erfolgsrechnung soll die folgenden Begriffe veranschaulichen:

• Aufbau eines Tabellenblatts

• Zelladressen

• arithmetische Operatoren

• Formeln

• WENN-Funktion.

Grundkenntnisse der Finanzbuchhaltung erleichtern das Verständnis.

Erfolgsrechnung

Eine doppelte Buchhaltung verläuft nach dem folgenden Schema: Die Buchhalterin eröffnet zu Beginn des Geschäftsjahres die Vermögensrechnung mit der Eröffnungsbilanz. Diese vergleicht die Aktiven (Vermögen) mit den Passiven (Schulden). Während des Geschäftsjahres werden dann laufende Buchungstatsachen wie Lohnzahlungen und Warenverkäufe (doppelt) verbucht. Das Geschäftsjahr wird schliesslich mit der Schlussbilanz und der Erfolgsrechnung abgeschlossen. Die Erfolgsrechnung ermittelt aus dem Aufwand und Ertrag des vergangenen Geschäftsjahres den Gewinn oder Verlust.

Template einer einstufigen Erfolgsrechnung

Das folgende Template (dt. Schema) stellt eine einstufige Erfolgsrechnung eines Warenhandelsunternehmens in Staffelform dar. Das vollständige Beispiel finden Sie in der Arbeitsmappe EREinstufig.xls. Von Staffelform spricht man dann, wenn die Konteneinträge in einer einzigen Spalte dargestellt werden. Das Template stellt sowohl die Solleinträge (Aufwendungen) als auch die Habeneinträge (Erträge) in der gleichen Spalte Saldo dar:

Zur Verbuchung von Geschäftsfällen und zur Berechnung der gebräuchlichsten Kennzahlen verwendet man in der Regel dedizierte Buchhaltungssoftware. Tabellenkalkulationspaketen verbleibt dann die Aufgabe, Kennzahlen zu berechnen, welche die Ergebnisse der Buchhaltungssoftware ergänzen. Die obigen Formeln Erfolg und Bruttogewinnquote verwenden der Leserlichkeit halber die symbolischen Adressen WA, WE, GA und NA. Der Erfolg ist eine Differenz, die Bruttogewinnquote ein Quotient.

Dreistufige Erfolgsrechnung

Das nächste Schema zeigt die dreistufige Erfolgsrechnung einer Warenhandelsunternehmung in Staffelorm und darunter in Kontenform. Die Kontenform stellt die gleichen Zahlen in einer Sollspalte und einer Habenspalte gegenüber.

Posten, die immer Aufwand darstellen, sind rot markiert. Erfolgsposten sind blau. Beide Schemata zeigen in der ersten Stufe den Bruttoerfolg, in der zweiten den betrieblichen Nettoerfolg und in der dritten den Unternehmungserfolg. Der Bruttoerfolg berücksichtigt nur die direkten Warenaufwendungen und -erträge, während der Nettoerfolg auch jene Aufwendungen berücksichtigt, die indirekt mit dem Betriebszweck zu tun haben. Der Unternehmungserfolg integriert schliesslich auch jene Aufwendungen und Erträge, die nicht nichts mit dem Handelszweck des Betriebs zu tun haben.

Vordergrund einer dreistufigen Erfolgsrechnung

Das folgende Tabellenblatt veranschaulicht das obige Kontenschema der dreistufigen Erfolgsrechnung an den Daten des Tabellenblatts ERDreistufig.xls. Der (fett markierte) Erfolg entspricht jeweils dem Saldo der Aufwendungen und Erträge.

Aus dem Hintergrund einer dreistufigen Erfolgsrechnung

Der nächste Ausschnitt zeigt einen Ausschnitt aus der Formelsicht (Hintergrund) des obigen Tabellenblatts. Die letzte Zeile enthält die Formeln, die den Bruttoerfolg der ersten Stufe berechnen. Die Formelsicht erscheint, wenn Sie »Extras/Optionen/Ansicht/Formeln wählen. Jede der drei Stufen berechnet den Erfolg (Gewinn oder Verlust) gemäss der Definition der jeweiligen Stufe. Je nachdem, ob die Erträge der Habenspalte grösser oder kleiner als die Aufwendungen der Sollspalte sind, ist der Saldo ein Bruttogewinn oder Bruttoverlust. Der Unterschied zwischen den beiden folgenden Formeln liegt lediglich in der Reihenfolge der Operanden WE und WA:

Entwurfssprachlich lässt sich die Formel für den Bruttogewinn wie folgt ausdrücken:

WENN Saldo von Warenertrag und Warenaufwand > 0
  Schreibe den Saldo auf die linke Seite der Erfolgsrechnung
SONST
  Schreibe 0 auf die linke Seite der Erfolgsrechnung

Die formelsprachliche Version verwendet die WENN-Funktion von Excel:

Die dabei verwendete WENN-Funktion ist wie folgt definiert:

WENN ( <Bedingung>
    ; <Rechenausdruck bei zutreffender Bedingung>
    ; <Rechenausdruck sonst>
)

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Exkurs für Programmierkundige

WENN entspricht der programmiersprachlichen Entscheidungsanweisung. In VBA lautet diese:

If <Bedingung> Then
  <Anweisungen des Then-Zweigs>
Else
  <Anweisungen des Else-Zweigs>
End If

Der Unterschied zwischen der formelsprachlichen WENN-Funktion und der programmiersprachlichen If-Anweisung liegt darin, dass die Funktion als Wert den <Rechenausdruck bei zutreffender Bedingung> oder den <Rechenausdruck sonst> ergibt. Die If-Anweisung gibt hingegen keinen Wert zurück, sondern führt je nach Bedingungswert (True oder False) die Anweisungen des Then- oder Else-Zweigs aus.

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Der Saldo der ersten bzw. zweiten Stufe der Erfolgsrechnung muss nach den Regeln der doppelten Buchhaltung jeweils auf die Gegenseite der nächsten Stufe übertragen werden. Tabellenkalkulatorisch ist dies einfach: Wir bezeichnen sowohl den Bruttogewinn als auch den Übertrag in die Gegenspalte der nächsten Stufe mit dem Namen BG. Sobald die Formel des Bruttogewinns der ersten Stufe ausgerechnet worden ist, wird das Resultat automatisch auf die nächste Stufe übertragen (siehe ERDreistufig.xls).

• Hörmann, F., Betriebswirtschaftliche Problemlösungen mit MS Excel und VBA. Investitionsplanung, Finanzplanung, Kostenrechnung (mit Diskette). Wirtschaftsverlag Ueberreuter, Wien 1996

Übung Kneipe-Erfolgsrechnung

If-Anweisung in VBA